行政主管ADMINISTRATIVE OFFICER

岗位职责
• 办公室管理: 配合部门经理管理并监督办公室的日常运营
• 员工监督: 督导行政人员，包括行政助理、文员和办公室支持人员
• 预算管理: 制定和管理办公室预算，跟踪支出，确保资源的有效分配
• 记录保管: 维护和记录文件和档案
• 日程安排: 协调公司的会议和活动，包括会议室预订和差旅安排
• 函件处理: 处理收发信函、电子邮件和电话，做好联络工作
• 文件准备: 草拟和编辑报告、备忘录、信函和其他内部、外部使用的文件
• 设施管理: 确保办公区域设施完好运行，包括订购办公用品、安排维修和监督办公室安全
• 供应商关系: 协调与供应商的关系，参与合同的商议并处理付款发票
• 人力资源支持: 协助人力资源相关任务，如新员工入职、记录保管和福利管理
• 会议支持: 准备会议议程，记录会议纪要，根据需要分发会议材料
• 库存控制: 监控和管理办公用品、设备和资产
• 合规: 确保遵守相关法律、法规和组织政策
• 活动策划: 计划和协调内部和外部活动或研讨会
• 冲突解决: 处理办公室内的轻微冲突或争议，并在必要时升级处理
• 紧急响应: 制定和执行紧急响应计划，并确保员工了解安全协议
• 技术支持: 为办公设备和软件提供基本技术支持
• 战略规划: 协助制定和执行支持组织目标的行政战略
• 沟通: 在行政事务方面与其他部门和管理层保持清晰的沟通
• 培训: 为员工开展关于办公程序和政策的培训
• 项目管理: 督导和支持各种行政项目和倡议

岗位要求
• 管理专业，大学本科及以上学历
• 2-3年相关工作经验
• 良好的书面和口头沟通技巧